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DMS – Das Wichtigste im Überblick

Auf technischer Ebene verbindet ein Document Management System spezifische Soft- und Hardware, um Dokumente aller Art digital zu archivieren und zu verwalten.

Auf praktischer Ebene ist Dokumentmanagement jedoch weit mehr als ein digitaler Aktenschrank oder eine elektronische Archivierung. Es setzt auf der kleinsten Steuerungseinheit eines Unternehmens an: der Information.

Ein maßgeschneidertes DMS gibt Ihnen die vollständige Kontrolle über alle gespeicherten Informationen und Daten Ihres Unternehmens zurück. Darüber hinaus organisiert und automatisiert es den Fluss an Informationen in Ihrem Unternehmen hoch effizient. Deshalb ist ein optimal konfiguriertes DMS die Basis für eine hohe Produktivität und effizientes Wirtschaften.

Wegen seiner Relevanz für alle Unternehmensbereiche und alle Dokumentformen spricht man häufig auch von ECM – „Enterprise Content Management“. Die wichtigsten Funktionen:

  • Gedruckte und gefaxte Dokumente digitalisieren (scannen)
  • Erfassen aller elektronisch eingehenden (E-Mail, Cloud) und innerbetrieblich erstellten Dokumente
  • Eindeutiges Kennzeichnen von Dokumenten mit Schlagworten, Metadaten und Klassifikationsmerkmalen
  • Strukturiertes und automatisiertes Speichern nach klaren Ordnungskriterien in einem zentralen Archiv
  • Revisionssicheres Aufbewahren aller Dokumente
  • Blitzschnelles und vollständiges Recherchieren im gesamten Archiv
  • Einfaches Verwalten verschiedener Versionen (Bearbeitungsstufen) eines Dokuments
  • Dezentraler, mobiler Zugriff weltweit
  • Automatisieren von wiederkehrenden Arbeitsabläufen
  • Einrichten von Berechtigungssystemen
  • Vereinfachen der innerbetrieblichen Zusammenarbeit durch Kommentar- und Notizfunktionen

eAkte: Die elektronische Akte rechtskonform, sicher und einfach

Die elektronische Akte ist dabei ein besonders effizientes Instrument innerhalb des DMS. Sie führt logisch zueinander gehörende Daten, Informationen, Aufgaben und Dokumente aller Art in eigene Themen-Archive zusammen. Diese können zum Beispiel sein:

Kundenakte
Kundenbeziehung und Kundenbindung beginnen dort, wo sich Menschen persönlich angesprochen fühlen. Die elektronische Kundenakte bündelt für Sie alle Informationen über Ihre Kunden. Und sie dokumentiert die Geschäftsbeziehung lückenlos und vollständig.

Projektakte
Präsentationen, Ideenlisten, Dokumentationen, Pläne, Zeichnungen, Bilder, Videos, Korrespondenzen, Protokolle, Verträge, …: Projektakten umfassen alle Daten und Dokumente zu einem Vorhaben – stets aktuell, jederzeit und überall verfügbar und übersichtlich archiviert.

Patientenakte
Mit dem unmittelbaren Zugriff auf sämtliche Befunde, Laborberichte, Arztbriefe, Therapien und Medikamente können Sie Ihren Patienten rasch, sicher und auf Basis vollständiger Informationen helfen.

Beschaffungsakte
Anforderungsprofile, Anfragen, Angebote, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen – mit Beschaffungsakten bleibt jede Investition zu jedem Zeitpunkt transparent und nachvollziehbar.

Lieferantenakte
Sie beinhaltet sämtliche Bestell- und Liefervorgänge und stärkt so die Verhandlungsposition des Einkaufs und vereinfacht Wiederbestellungen.

Personalakte
Streng vertraulich gesichert und nur von berechtigen Personen einsehbar, sammelt sie alle Informationen zu Mitarbeitern: Bewerbungen, Zeugnisse, Dienstverträge, Beurteilungen, Urlaubsanträge, Gehaltsdaten, Fehlzeiten, Zielvereinbarungen und vieles mehr.

Die möglichen Themen für eAkten sind schier endlos: Immobilienakte, Patentakte, Wertpapierakte, Steuer- und Rechtsakte, Presseakte, Kreditakte, Vertragsakte, …