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Einführung – Ihr Weg zu einem optimalen DMS

Mit dem richtigen Document Management System reduzieren Sie Kosten und verbessern Produktivität und Wertschöpfung. Die interne wie die externe Kommunikation werden effektiver, das Betriebsklima verbessert sich, Kunden sind zufriedener und damit treuer, … - Ihre Entscheidung zu einem DMS kann alle Bereiche Ihres Unternehmens positiv beeinflussen.

Doch große Veränderungen – so vorteilhaft sie auch für alle Beteiligten sind – erfordern zunächst einmal das Überwinden von Beharrungskräften. Diese liegen in der menschlichen Natur. Deshalb gilt: Gründlich geplant und konzipiert bereiten Sie den Boden für die Akzeptanz und Motivation aller Beteiligten, zum Erfolg Ihrer elektronischen Archivierung beizutragen.

Die 6 Säulen einer erfolgreichen DMS-Einführung

1. Projekt-Management
Im Idealfall wird Ihre neue Dokumentenarchivierung vorhandene Probleme im Umgang mit Daten und Dokumenten eliminieren UND gleichzeitig Lösungen für ein hoch effizientes Informations-Management mitbringen. Deshalb ist es wichtig, bereits im Vorfeld unterschiedliche Interessen, Bedürfnisse und Anforderungen zu erheben und in die Planung zu integrieren. Denn daraus ergeben sich of ‚quick wins‘ – einfach und schnell umsetzbare Funktionen, die den Mitarbeitern wichtig sind und so deren Engagement für Ihr DMS-Projekt erhöhen.

Formulieren Sie aus den zahlreichen Vorteilen der Digitalisierung, die sich für Ihr Unternehmen als Ganzes wie für jeden einzelnen Mitarbeiter ergeben, klare Ziele und eine starke Vision. Kommunizieren Sie Veränderungen wie Nutzen frühzeitig, um alle Beteiligten ins Boot zu holen.

2. Rahmen-Konzept
Das Fundament für die erfolgreiche Einführung Ihres DMS ist ein klares und detailliertes Konzept für die neuen organisatorischen Abläufe. Definieren Sie alle relevanten Fragen zu Digitalisierung und elektronischer Archivierung und fassen Sie diese in einem Informationshandbuch zusammen:

  • Erfassen (Dokumente digitalisieren): Werden gedruckte Dokumente und eingehende Korrespondenz zentral (Posteingangsbüro, Scanning-Center, …) oder dezentral (am Arbeitspatz des Sachbearbeiters) gescannt? Welche Dokumenttypen sollen organisiert werden?
  • Ordnen: Welche Metadaten und Klassifikationsmerkmale können automatisch erstellt, welche müssen manuell erfasst werden? Wie sollen Dokumentnamen aufgebaut sein?
  • Archivieren: Welche logischen und physischen Ablagestrukturen sind für Ihr papierloses Büro sinnvoll (Verzeichnisse, elektronische Akten)? Werden gedruckte Originalpapiere entsorgt oder für einen bestimmten Zeitraum gelagert?
  • Berechtigen: Welche Personen, Gruppen und Teams erhalten welche Zugriffs- und Bearbeitungsrechte für welche Dokumente?
  • Verteilen: Welche Workflows (automatisierte Geschäftsabläufe) werden eingerichtet, damit jedes Dokument unmittelbar und zielsicher zum richtigen Sachbearbeiter elektronisch weitergeleitet wird?
  • Automatisieren: Welche immer wiederkehrenden Arbeitsabläufe lassen sich noch mittels Workflows automatisieren (Business Prozess Management oder kurz BPM)?
  • Pflegen: Welche Maßnahmen sind bei Systemausfällen vorgesehen? Wer trägt die Verantwortung zum Beheben von Fehlern? Welche Art von Support wird intern und extern geleistet? Wie werden Vorschläge zur Verbesserung und Weiterentwicklung der Dokumentenarchivierung organisiert?

3. Change Management
Ein gutes Change Management gewährleistet, dass die erarbeiteten Strukturen und Prozesse effektiv umgesetzt werden. Dafür haben sich drei Schritte bewährt:

  • Kommunizieren: Wenn jedem Mitarbeiter klar ist, wie er von der elektronischen Archivierung und von automatisierten Geschäftsabläufen profitiert und welcher Veränderungen es dafür bedarf, wird eine hohe Stufe der Aufmerksamkeit und Motivation geschaffen.
  • Üben: Anhand einer Referenz-Installation können der neue Umgang mit Dokumenten spielerisch erprobt, die Veränderungen aufgezeigt und die Vorteile demonstriert werden.
  • Kontrollieren: In der Einführungsphase der Digitalisierung ist Kontrolle wichtig, um die Konsistenz der elektronischen Archivierung sicherzustellen. Das wiederum schafft Vertrauen in das neue System.

 4. Schulung & Ausbildung
Von Anwendungs-Schulungen bis zu Train-the-Trainer-Ausbildungen erarbeiten wir ein Trainingskonzept, das Ihr DMS rasch in den Unternehmensalltag integriert. DMS-Verantwortliche in Ihrem Unternehmen können in Support-Leistungen eingebunden werden, um von externem Support weitgehend unabhängig zu werden. Regelmäßige DMS-Stammtische oder Meetings zum Erfahrungsaustausch helfen, praktische Verbesserungen aktiv in die Weiterentwicklung Ihres papierlosen Büros einzubringen.

6. Wartung und Support
Wie jedes IT-System muss auch Ihr DMS regelmäßig auf den neuesten technischen Stand gebracht werden. Gerade im Zusammenspiel mehrerer Systeme wie elektronisches Archiv, eAkte, Buchhaltung, Kunden-Management etc. ist die gemeinsame Pflege aller Komponenten und deren Schnittstellen für den reibungslosen Betrieb unabdingbar. Generell ist zu klären, ob und in welchem Umfang Support

  • intern erfolgt (First Level Support – v.a. bei Anwendungsproblemen) oder
  • durch einen externen Systembetreuer (Second Level Support – v.a. bei einfachen technischen Problemen wie Fehlbedienungen oder Stromausfall) oder
  • durch den Hersteller selbst (Third Level Support – v.a. bei technischen Problemen)