Home » DMS Vorteile » Vorteile – So profitieren Sie von einem DMS

Vorteile – So profitieren Sie von einem DMS

Mit den ersten E-Mails in den 1980er-Jahren wurde ein kleines Schneebrett losgetreten, das mittlerweile zu einer Lawine gewachsen ist. Wurden davor Informationen überlegt und möglichst vollständig per Brief übermittelt, verleitet die E-Mail aufgrund ihres geringen Aufwands dazu, selbst kurze Gedanken, Fragen oder Zwischeninformationen schnell weiterzuschicken. Eine tolle Sache, wenn es darum geht, Kommunikation und Prozesse zu beschleunigen. Ein zeitraubendes und kostenfressendes Unterfangen hingegen, wenn zu einem späteren Zeitpunkt gezielt Informationen wiederzufinden und zusammenzusammeln sind.

Die E-Mail ist nur ein Beispiel dafür, wie ein Document Management System das Beste aus zwei Welten vereint: Es bewahrt die Vorteile einer schnellen, unstrukturierten Kommunikation und verbindet sie mit den eigenen Stärken – das strukturierte und automatisierte Archivieren jeder Art von Information, die nun jederzeit und überall per Mausklick verfügbar ist. Ein DMS kann aber noch weit mehr. Es erhöht die Leistungskraft Ihres Unternehmens auf vielen Ebenen…

Produktivität steigern
90 % der Zeit, die Mitarbeiter bisher für die Ablage von und die Suche nach Dokumenten aufgewendet haben, werden für wertschöpfende Tätigkeiten frei.

Kosten senken
Aktenordner und Archivräume ade: Mit einem DMS sinken Ihre Material- und Raumkosten um mindestens 50 %.

Betriebsabläufe optimieren
Workflows automatisieren und beschleunigen den Dokumentenfluss durch Ihr Unternehmen und damit auch die Bearbeitungszeit.

Entscheidungen verbessern
Alle für eine strategische Entscheidung relevanten Informationen und Daten stehen auf Knopfdruck zur Verfügung. Mühsames Zusammensammeln aus verschiedenen Quellen entfällt.

Verluste vermeiden
Mit einem DMS gehen keine Dokumente mehr verloren. Bei unerwünschten Änderungen bleiben sämtliche Vorversion jederzeit abruf- und wiederherstellbar.

Übersicht gewinnen
Elektronische Akten, Verzeichnisse, Metadaten, Schlagworte, Notizen und eine Volltextsuche garantieren, dass gewünschte Dokumente in der aktuellsten Version immer sofort auffindbar sind.

Kunden binden
Mit sofort verfügbaren Informationen können Ihre Mitarbeiter rasch auf Anfragen antworten. Das schafft Zufriedenheit und stärkt Ihr Image.

Mitarbeiter motivieren
Wenn nerven- und zeitraubende Suchtätigkeiten entfallen, können sich Mitarbeiter in produktiver, wertschöpfender Arbeit entfalten.

Mobil verfügbar
Das gesamte Wissensarchiv des Unternehmens steht überall und immer zur Verfügung (Web-Applikation, mobile App).

Revisionssicher speichern
Gesetzliche Vorschriften, Sicherheitsbestimmungen und Aufbewahrungsfristen sind jederzeit erfüllt: Das Original bleibt über seinen gesamten Lebenszyklus fälschungssicher erhalten, jede Veränderung ist nachvollziehbar als neue Version dokumentiert (Integrität und Beweiskraft).

Mehr Kontrolle
Automatisierte Arbeitsabläufe, ToDo-Listen und Wiedervorlagen gewährleisten die termingerechte und zuverlässige Erledigung von Aufgaben. Berechtigungssysteme stellen sicher, dass nur zugriffsberechtigte Mitarbeiter Dokumente lesen und/oder bearbeiten können.