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Workflows – Die Effizienz-Beschleuniger

Arbeitsabläufe schneller, einfacher und sicherer gestalten

Sie gehören zu den gewichtigsten Faktoren, die (oft unbemerkt) unverhältnismäßig hohe Kosten verursachen, die Produktivität bremsen, die Effektivität schmälern und darüber hinaus noch für eine beträchtliche Fehlerquote sorgen: Regelmäßig wiederkehrende Arbeitsabläufe, die immer demselben Schema folgen und mangels Alternativen stets aufs Neue manuell erledigt werden.

Beispiel (ohne DMS): Ein E-Mail eines Lieferanten geht ein. Mitarbeiter A identifiziert eine Eingangsrechnung im Anhang des E-Mails. Er leitet sie an Mitarbeiter B weiter, der die sachliche, inhaltliche Richtigkeit kontrolliert. Anschließend geht sie zu Mitarbeiter C in der Buchhaltung. Er überprüft, ob die Rechnung steuerlich und rechnerisch korrekt ist, verbucht sie und weist die Zahlung an. Danach legt er die E-Mail und die Rechnung in verschiedenen Ordnern des Netzwerk-Laufwerks ab.

Beispiel (mit DMS): Ihr DMS erkennt die Rechnung im Anhang und speichert sie anhand der Absender-Kennung sofort in der richtigen Akte bzw. im korrekten Verzeichnis. Gleichzeitig wird ein Workflow zum Verarbeiten der Rechnung gestartet:

  • Metadaten zum Kennzeichnen und Wiederauffinden der Rechnung werden erfasst
  • Überprüfen der umsatzsteuer-relevanten Bestandteile
  • Kontrolle, ob es eine dazu gehörige Bestellung im System gibt.
  • Falls Ja: Abgleich der einzelnen Positionen
  • Falls Nein: Start eines manuellen Prüfworkflows und Weiterleiten zur Freigabe
  • Nach der automatischen oder manuellen Freigabe wird die Rechnung an die Buchhaltung geschickt und direkt im DMS gebucht.
  • Die Buchungssätze gehen an das Buchhaltungssystem weiter. Skontofristen werden eingehalten.

Mit Ihrem DMS können Sie beliebige Workflows definieren und erstellen. Dabei spielt es keine Rolle, aus wie vielen Einzelschritten ein Flow besteht, ob diese sequenziell oder parallel ausgeführt werden sollen und wie viele Mitarbeiter mit welchen Berechtigungen daran beteiligt sind. Selbst vom Ergebnis des vorherigen Arbeitsschrittes abhängige Verzweigungen sind möglich.

Mit einem Business Prozess Management steuern Sie Dokumente aller Art und jeden Inhalts zielsicher durch die verschiedenen Bearbeitungsschritte in Ihrem Unternehmen. Zusätzliche Instrumente wie automatische Wiedervorlagen, Regelungen bei Mitarbeiter-Abwesenheit, Protokollierungen und Controlling stellen sicher, dass jeder Workflow korrekt abläuft. Das bedeutet für Sie:

  • Zeitgewinn durch Automatisation, weil die Prozesse einfach schneller ablaufen.
  • Produktivitätsgewinn, weil viele manuelle, zeitraubende Tätigkeiten ohne Wertschöpfung entfallen.
  • Kontrollgewinn durch hohe Präzision, eingehaltene Fristen und termingerechte Bearbeitungen.

Die während des Workflows verarbeiteten Dokumente verbleiben dabei stets an ihrem Ablageort. Damit sind sie jederzeit auffindbar und immer auf dem aktuellsten Stand.

 

Weitere Beispiele:

Ablage und Verteilung von Dokumenten
Ob gescannte (per Post oder Fax eingehend), digital übermittelte (E-Mail) oder im Unternehmen erstellte Dokumente: Enthalten diese eindeutige Merkmale (z. B. Kunden- oder Lieferantennummer), werden sie automatisch der korrekten elektronischen Akte zugeordnet und revisionssicher gespeichert. Mitarbeiter, die mit diesem Vorgang zu tun haben, werden unmittelbar über den Eingang verständigt und über die zu bearbeitende Aufgabe informiert.

Aufgaben und Termine
Ein Dokument erhält einen klaren Arbeitsauftrag samt Bearbeitungsfrist. Nimmt kein zuständiger Mitarbeiter die Aufgabe innerhalb einer definierten Zeit an, ergeht automatisch eine Erinnerungsmeldung. So wird kein Termin mehr verpasst. Gibt es Wartezeiten, Ablaufdaten oder Kündigungsfristen zu beachten, werden die entsprechenden Dokumente rechtzeitig einer Wiedervorlage hinzugefügt.